Combinaison de « SI » et de « OU » : Permet de produire un résultat même si une seule des conditions définies est remplie =SI(OU(quelque chose est VRAI ;quelque chose d'autre est VRAI) ;Alors_valeur ;Sinon_valeur)
Formule « NB.SI.ENS » : Applique des critères aux cellules de plusieurs plages et compte le nombre de fois où tous les critères sont remplis =NB.SI.ENS(plage_critère1;critère1;plage_critère2;critère2)
Truc & astuce :
Le traitement utilise également l'utilisation du symbole « $ » pour pouvoir facilement étendre les fonctions de la manière souhaitée.
Par exemple si le « critère1 » est ce qui est inscrit dans la cellule « B1 », je vais écrire $B$1, et ainsi quand j'étend ma formule, que ce soit verticalement ou horizontalement, ce sera toujours la valeur de « B1 » qui sera utilisée.
Si j'utilise « $B1 », alors la cellule prise en compte sera toujours dans la colonne « B », mais le numéro de ligne variera si j'étend verticalement (la cellule deviendra « B2 », puis « B3 » au fur et à mesure que j'étend vers le bas, mais restera toujours en « B » quel que soit le nombre de colonnes sur lequel j'étire vers la droite)
Si j'utilise « B$1 » , alors la cellule prise en compte sera toujours dans la ligne « 2 », mais le numéro de colonne variera si j'étend horizontalement (la cellule deviendra « C1 », puis « D1 » au fur et à mesure que j'étend vers la droite, mais restera toujours en « 1 » quel que soit le nombre de lignes sur lequel j'étire vers le bas)
Il est très fortement conseillé d'utiliser plutôt la vidéo ci-dessous pour bien comprendre les étapes la première fois.
Impossible d'accéder à la ressource audio ou vidéo à l'adresse :
La ressource n'est plus disponible ou vous n'êtes pas autorisé à y accéder. Veuillez vérifier votre accès puis recharger la vidéo.
Procédure
Dans le fichier exporté de LimeSurvey, gardez seulement les colonnes suivantes et les mettre dans cet ordre :⚓
Nom
Prénom
N° étudiant
Adresse de courriel
N° INE
PASS ou LAS
Code étape
Option santé
Université de rattachement
Toutes les colonnes liées au choix de candidatures (en incluant celle de la « Pharmacie voie alternative » pour les options MMO)
Appliquez un tri aux données pour recopier le contenu des choix de l'option P et de l'option MMOP au même niveau que celles de l'option MMO⚓
Ajoutez une colonne entre le dernier choix des MMO et la Pharmacie voie alternative (ce sera donc la colonne « M », en tre « L » et « N »)
Sélectionnez toutes les colonnes
Onglet « Données » > « Filtrer »
Dans le filtre de la colonne « Option Santé » > « Trier de A à Z »
Descendez jusqu'à l'option « P », coupez-collez le choix « Pharmacie » pour le placer au même niveau que le premier choix des options MMO
De même, décalez les choix des étudiants inscrits en option MMOP afin qu'ils soient alignés verticalement avec les autres
Supprimez les colonnes en trop (celles qui se trouvent après la colonne « N »
Copiez-collez les données dans le fichier Excel de traitement vierge (sans les en-têtes)⚓
Comme vous pourrez l'observer, ce fichier va se remplir tout seul grâce aux formules qui y sont insérées, ce qui va vous permettre de récupérer les statistiques de candidatures sur l'onglet dédié.
Créez le fichier qui va devoir être édité pour transmission aux enseignants et étudiants⚓
En utilisant « Enregistrer sous »
Dans l'onglet « Statistiques », copiez l'ensemble des données chiffrées puis collez les au même emplacement en tant que valeurs.⚓
Cela permet de « casser » la liaison avec le fichier de traitement et d'obtenir ces chiffres au format « brut ».
Dans l'onglet « Candidatures GLOBALES », supprimez toutes les colonnes inutiles (qui servaient au traitement dans le fichier automatisé », et triez les données par ordre alphabétique⚓
Préparez les trois onglets « Candidatures PASS », « Candidatures LAS » et « Candidatures ULHN »⚓
Faites trois copies de l'onglet « Candidatures GLOBALES »
Faites un tri sur les bonnes colonnes pour supprimer les lignes inutiles (les lignes « LAS » dans « Candidatures PASS » par exemple)
Supprimez toutes les colonnes inutiles (Adresse de courriel, N° INE, option Santé, université de rattachement)
Triez par code étape
Séparez la liste par code-étape (en ajoutant une ligne de titre en haut de chaque groupe, et une ligne avec le nombre de candidatures dans le code-étape en bas)
Une fois que c'est fait, supprimez la colonne des codes-étapes
Ajustez la mise en page pour placer sauts de page au bon endroit lors de l'édition PDF (onglet « Affichage » > « Avec sauts de page »)
Préparez les trois onglets qui affichent les listes de candidatures uniques (Maïeutique, Odontologie, Pharmacie »⚓
Copiez-collez la ligne de titre de l'onglet « Candidatures GLOBALES »
Faites un tri sur les 4 colonnes de choix, afin d'afficher par exemple seulement les étudiants qui ont « Maïeutiques » en choix1, et « Vide » sur les trois autres colonnes
Copiez-collez ces étudiants sur l'onglet dédié
Supprimez toutes les colonnes inutiles (colonnes de choix, « Adresse de courriel » et « N°INE »)
Ajoutez une ligne en bas pour préciser le nombre de ces candidatures uniques
Si besoin, vous pouvez sélectionner uniquement les onglets que vous souhaitez (en restant appuyé sur la touche « Ctrl » du clavier), puis faites « Fichier » > « Exporter » > « Créer PDF »
Ce traitement utilise deux fonctions Excel⚓
Truc & astuce :
Le traitement utilise également l'utilisation du symbole « $ » pour pouvoir facilement étendre les fonctions de la manière souhaitée.
Par exemple si le « critère1 » est ce qui est inscrit dans la cellule « B1 », je vais écrire $B$1, et ainsi quand j'étend ma formule, que ce soit verticalement ou horizontalement, ce sera toujours la valeur de « B1 » qui sera utilisée.
Si j'utilise « $B1 », alors la cellule prise en compte sera toujours dans la colonne « B », mais le numéro de ligne variera si j'étend verticalement (la cellule deviendra « B2 », puis « B3 » au fur et à mesure que j'étend vers le bas, mais restera toujours en « B » quel que soit le nombre de colonnes sur lequel j'étire vers la droite)
Si j'utilise « B$1 » , alors la cellule prise en compte sera toujours dans la ligne « 2 », mais le numéro de colonne variera si j'étend horizontalement (la cellule deviendra « C1 », puis « D1 » au fur et à mesure que j'étend vers la droite, mais restera toujours en « 1 » quel que soit le nombre de lignes sur lequel j'étire vers le bas)
Complément : Lien de téléchargement du fichier « Traitement_MPOM_vierge.xlsx »⚓
https://drive.univ-rouen.fr/f/c5cecc79b6c74118bf86/?dl=1
Conseil :
Il est très fortement conseillé d'utiliser plutôt la vidéo ci-dessous pour bien comprendre les étapes la première fois.
Impossible d'accéder à la ressource audio ou vidéo à l'adresse :
La ressource n'est plus disponible ou vous n'êtes pas autorisé à y accéder. Veuillez vérifier votre accès puis recharger la vidéo.
Comme vous pourrez l'observer, ce fichier va se remplir tout seul grâce aux formules qui y sont insérées, ce qui va vous permettre de récupérer les statistiques de candidatures sur l'onglet dédié.
En utilisant « Enregistrer sous »
Cela permet de « casser » la liaison avec le fichier de traitement et d'obtenir ces chiffres au format « brut ».
Pour cela :⚓
Pour cela :⚓
Créez un nouvel onglet pour chaque filière
Copiez-collez la ligne de titre de l'onglet « Candidatures GLOBALES »
Faites un tri sur les 4 colonnes de choix, afin d'afficher par exemple seulement les étudiants qui ont « Maïeutiques » en choix1, et « Vide » sur les trois autres colonnes
Copiez-collez ces étudiants sur l'onglet dédié
Supprimez toutes les colonnes inutiles (colonnes de choix, « Adresse de courriel » et « N°INE »)
Ajoutez une ligne en bas pour préciser le nombre de ces candidatures uniques
Si besoin, vous pouvez sélectionner uniquement les onglets que vous souhaitez (en restant appuyé sur la touche « Ctrl » du clavier), puis faites « Fichier » > « Exporter » > « Créer PDF »
Truc & astuce : Alignement et mise en page⚓
Si en ouvrant le fichier PDF vous observez des problèmes d'alignements et de mise en page, vous pouvez au niveau du fichier Excel :