Créer une table des participants et utiliser des attributs
Conseil : Dans quel cas utiliser une table des participants⚓
En utilisant une table des participants, le formulaire aura un accès « restreint » : seules les personnes inscrites dans la liste des participants pourront y répondre. Elles recevront chacune un lien personnalisé (nominatif) dans leur boîte mail, qui leur permettra d'accéder à leur formulaire.
L'autre alternative est de rester en accès public, ce qui permet à toute personne en possession du lien de remplir le formulaire. dans ce cas, on ne peut pas appliquer de contrôle sur la personne qui répond, ni sur le nombre de fois où elle répond.
Pour pouvoir faire un questionnaire en accès restreint, il faut utiliser un fichier CSV (séparateur point-virgule) comprenant au minimum trois colonnes dont l'en-tête exacte doit être : « lastname », « firstname » et « email ».
On peut ajouter des attributs aux participants en ajoutant des colonnes au fichier CSV, dont l'en-tête doit être très exactement « attribute_1 », « attribute_2 » etc.
L'utilisation des attributs présentent plusieurs intérêts majeurs :
Eviter les inévitables erreurs de saisie. Ainsi plutôt que d'inviter chaque participant à indiquer son nom de famille, en prenant le risque qu'il fasse une erreur de saisie, on précharge cette donnée et on la récupère à la fin au moment de l'export
Afficher des attributs dans le formulaire. Par exemple pour le choix de conservation des notes obtenues précédemment à l'option santé pour les L.AS2 et L.AS3, chaque étudiant voit s'afficher dans son formulaire la moyenne qu'il a obtenue
Utiliser les attributs pour créer des logiques conditionnelles. Ainsi dans le formulaire de candidature MPOM, seuls les étudiants de PASS accèdent au groupe de questions qui leur permet de choisir leur voeu d'orientation en L.AS2
Récupérer des données. Pour de nombreux formulaires, notamment ceux de PASS/LAS, il est utile de récupérer un export qui comprenne le n° INE. En indiquant ce numéro comme attribut, on peut le récupérer au moment de l'export des données.
Attention :
Les caractères accentués ne sont pas bien pris en compte en LimeSurvey, ils sont fréquemment transformés en points d'interrogation. Vous devez donc utiliser un fichier CSV ne comprenant aucun caractère accentué.
Depuis l'onglet « Paramètres », cliquez sur « Participants au questionnaire »⚓
Cliquez sur « Basculer en mode Accès restreint » puis sur « Continuer »⚓
Remarque :
Cela n'est à faire qu'une seule fois, afin d'initier une table des participants. A partir de ce moment, le formulaire ne sera plus accessible par un lien unique, mais par un lien nominatif qui sera attribué à chaque participant.
A cette étape vous allez pouvoir ajouter autant d'attributs que vous le souhaitez selon vos besoins. Le nombre d'attributs ajouté devra correspondre avec le nombre de colonnes « attribute_1 », « attribute_2 », etc, que comportera votre fichier CSV de participants.
Vous pouvez choisir si un attribut sera « obligatoire pour l'inscription » (si la case est vide dans votre fichier CSV, le participant ne sera pas importé) ou pas. Dans l'exemple ci-dessous, seule l'attribut n°4 n'est pas obligatoire car il n'existera que pour les étudiants de PASS (ceux de L.AS auront donc nécessairement une colonne vide).
Pensez à sauvegarder, puis cliquez sur « Fermer » (en haut à droite)
Votre fichier CSV doit être de type « séparateur point-virgule ». Pour l'ajouter, cliquez sur « Ajouter » puis « Fichier CSV ». Ajoutez votre fichier CSV depuis votre ordinateur, ne touchez à rien et cliquez sur « Envoyer »
En cliquant sur ce bouton, chaque participant se verra attribuer un numéro unique de participation au formulaire, qui sera ajouté à la suite du lien d'accès au formulaire qui lui sera transmis.
Il est impossible d'envoyer les mails d'invitation tant que les codes d'invitations n'ont pas été généré.
Optionnel : Afficher des attributs dans le formulaire⚓
Conseil : Afficher au répondant des attributs personnalisés⚓
Il est fortement conseillé pour un formulaire en accès restreint d'intégrer un premier groupe de questions permettant de lui afficher son nom, son prénom et son numéro d'étudiant, afin qu'il puisse s'assurer qu'il a bien utilisé le bon lien, et qu'il est donc bien en train de remplir son formulaire.
Pour cela :
Depuis l'onglet « Structure », ajoutez un groupe de question
Donnez-lui un titre
Dans la description, ajoutez les attributs que vous souhaitez afficher en respectant très exactement la syntaxe affichée dans la capture ci-dessous (accolades, tout en majuscule, pas d'espaces)
Cliquez sur « Sauvegarder et ajouter une question »
Ajoutez une question obligatoire de type « Liste (Boutons radio) avec une seule option de réponse de type « Je confirme mon identité »
Il ne s'agit que d'une simple prévisualisation donc le contenu est vide après les deux-points (dans un formulaire lancé par un participant il verra s'afficher son nom, son prénom et son numéro étudiant)
La petite étoile orange située en haut à gauche de l'énoncé de la question montre qu'il s'agit bien d'une question de type « Obligatoire », le répondant ne pourra donc pas passer à la suite tant qu'il n'aura pas répondu
Le texte écrit en bleu à la suite du point d'interrogation est issu du champ « Aide » de la question.
Conseil : Dans quel cas utiliser une table des participants⚓
En utilisant une table des participants, le formulaire aura un accès « restreint » : seules les personnes inscrites dans la liste des participants pourront y répondre. Elles recevront chacune un lien personnalisé (nominatif) dans leur boîte mail, qui leur permettra d'accéder à leur formulaire.
L'autre alternative est de rester en accès public, ce qui permet à toute personne en possession du lien de remplir le formulaire. dans ce cas, on ne peut pas appliquer de contrôle sur la personne qui répond, ni sur le nombre de fois où elle répond.
Remarque : Les informations nécessaires⚓
Pour pouvoir faire un questionnaire en accès restreint, il faut utiliser un fichier CSV (séparateur point-virgule) comprenant au minimum trois colonnes dont l'en-tête exacte doit être : « lastname », « firstname » et « email ».
Truc & astuce : Les attributs⚓
On peut ajouter des attributs aux participants en ajoutant des colonnes au fichier CSV, dont l'en-tête doit être très exactement « attribute_1 », « attribute_2 » etc.
L'utilisation des attributs présentent plusieurs intérêts majeurs :
Attention :
Les caractères accentués ne sont pas bien pris en compte en LimeSurvey, ils sont fréquemment transformés en points d'interrogation. Vous devez donc utiliser un fichier CSV ne comprenant aucun caractère accentué.
Remarque :
Cela n'est à faire qu'une seule fois, afin d'initier une table des participants. A partir de ce moment, le formulaire ne sera plus accessible par un lien unique, mais par un lien nominatif qui sera attribué à chaque participant.
Conseil : Les attributs⚓
A cette étape vous allez pouvoir ajouter autant d'attributs que vous le souhaitez selon vos besoins. Le nombre d'attributs ajouté devra correspondre avec le nombre de colonnes « attribute_1 », « attribute_2 », etc, que comportera votre fichier CSV de participants.
Vous pouvez choisir si un attribut sera « obligatoire pour l'inscription » (si la case est vide dans votre fichier CSV, le participant ne sera pas importé) ou pas. Dans l'exemple ci-dessous, seule l'attribut n°4 n'est pas obligatoire car il n'existera que pour les étudiants de PASS (ceux de L.AS auront donc nécessairement une colonne vide).
Pensez à sauvegarder, puis cliquez sur « Fermer » (en haut à droite)
Conseil : Le fichier CSV⚓
Votre fichier CSV doit être de type « séparateur point-virgule ». Pour l'ajouter, cliquez sur « Ajouter » puis « Fichier CSV ». Ajoutez votre fichier CSV depuis votre ordinateur, ne touchez à rien et cliquez sur « Envoyer »
Conseil : Les « token »⚓
En cliquant sur ce bouton, chaque participant se verra attribuer un numéro unique de participation au formulaire, qui sera ajouté à la suite du lien d'accès au formulaire qui lui sera transmis.
Il est impossible d'envoyer les mails d'invitation tant que les codes d'invitations n'ont pas été généré.
Conseil : Afficher au répondant des attributs personnalisés⚓
Il est fortement conseillé pour un formulaire en accès restreint d'intégrer un premier groupe de questions permettant de lui afficher son nom, son prénom et son numéro d'étudiant, afin qu'il puisse s'assurer qu'il a bien utilisé le bon lien, et qu'il est donc bien en train de remplir son formulaire.
Pour cela :
Exemple : Dans l'exemple ci-dessus⚓